Obsah
Cenové dodatky ke smlouvě
Dodatky smluv jsou používány zejména u starších verzí modulu Energo.
Nad každou smlouvou existuje přehled jejích tzv. dodatků, nebo též cenových dodatků. Jedná se o záležitost, která v sobě sdružuje tyto základní atributy:
- nastavení záloh
- potvrzování změn ve smlouvě
- platnost dodatku spolu s aktivním obdobím zpracování implikuje rozmezí fakturačního kalendáře
- bez dodatku neexistuje fakturační kalendář
- položka smlouvy nezahrnuta do dodatku nebude nikdy fakturována.
Dodatek nabývá tří stavů: v přípravě, platný, ukončený. Každá smlouva může mít více dodatků ukončených, ale pouze jeden dodatek platný a jeden dodatek v přípravě.
Přehled dodatků ke smlouvě se zobrazí v místním menu volbou Smlouva - Zobrazit dodatky nebo kombinací kláves Ctrl+11. Pořízení nového dodatku ke smlouvě se děje pomocí volby Nový v menu:
- Datum platnosti od - udává, od kdy dodatek platí. Pokud jde o první dodatek na smlouvě vůbec, toto pole nelze editovat a nastaví se mu platnost převzatá z hlavičky smlouvy. V případě, že jde o tvorbu již druhého (a více) dodatku, je pole editovatelné a datum volí uživatel (udává se takové, od kdy má platit konkrétní změna smlouvy, což je snaha o kopírování skutečnosti). Zároveň se ke dni předešlému tomuto datu automaticky ukončí předchozí platný dodatek.
- Datum platnosti do - udává, do kdy dodatek platí. Pole je needitovatelné. Při pořizování dodatku se mu nastaví virtuální nekonečná hodnota. Změna tohoto pole je provedeme pouze v případě založení dalšího dodatku, viz. předchozí případ.
- Počet záloh v období - přednastavení z hlavičky smlouvy. Lze editovat.
- Roční výše zálohy - sumarizační pole needitovatelné. Číslo je výsledkem součtu vypočtených záloh na jednotlivé položky smlouvy, viz. dále.
- Četnost záloh měsíční - přednastavení z hlavičky smlouvy. Lze editovat pouze v případě, že pole Roční výše zálohy má hodnotu 12. Může nabývat pouze hodnot 1,2 nebo 3. Dle zvolené četnosti se objeví nebo zmizí další pole pro editaci zálohy. Tato pole jsou:
- Měsíc - měsíc placení zálohy
- Den - den placení zálohy
- Procento měsíční zálohy - procentuálně říká, jak se má rozdělit měsíční vypočtená částka v měsíci.
- Rozdělovat přijaté zálohy poměrem mezi odběrná místa - souvisí se zúčtováním záloh. V případě, že smlouva má více odběrných míst a odběratel platí zálohy (samozřejmě za všechna odběrná místa), může dojít k tomu, že dojde k vyúčtování pouze jednoho odběrného místa. V takovém případě by systém do tohoto zúčtování zahrnul všechny zaplacené zálohy. V případě zaškrtnutí tohoto zaškrtávátka dojde k tomu, že v zálohách bude zúčtována pouze poměrná část záloh odpovídající jednomu odběrnému místu.
- Popis - jakýkoliv popis k dodatku (např. v čem všem došlo ke změně na smlouvě atp.).
Aby dodatek nabyl platnosti a provedly se veškeré změny, je potřeba jej přes místní menu schválit.
Cenové podmínky pro položky smlouvy
Po vyplnění všech polí a uložení záznamu je nyní dodatek ve stavu v přípravě. V případě, že jde o smlouvu, kde odběratel platí zálohy, je potřeba nastavit tzv. Cenové podmínky pro položky smlouvy. Ty se zobrazí v místním menu nad cenovým dodatkem volbou Dodatek - Cenové podmínky, nebo klávesovou zkratkou F11.
V cenových podmínkách se nepořizují nové záznamy. Záznamy již existují a je jich tolik, kolik je na smlouvě položek smlouvy platných v rámci platnosti cenového dodatku. Každý záznam tak odpovídá jedné položce smlouvy a tedy ke každé položce smlouvy lze upsat její roční výši zálohy. Toto se děje pomocí volby Oprava nad každým záznamem:
- Výše zálohy v minulém dodatku [Kč/Rok] - needitovatelné pole, které informuje o tom, jaká roční výše zálohy byla naposledy na položku stanovena.
- Koeficient změny zálohy vůči předchozímu dodatku - zadání koeficientu v procentech. Způsobí, že nová roční výše zálohy na položku bude zadané procento hodnoty předchozího pole.
- Výše poslední fakturace přepočtená dle vah - kolik bylo naposledy fakturováno.
- Koeficient změny zálohy - zadání koeficientu v procentech. Způsobí, že nová roční výše zálohy na položku bude zadané procento hodnoty předchozího pole, tedy pole Výše poslední fakturace přepočtená dle vah.
- Navržená výše roční zálohy (zaokrouhleno) - výše navržená systémem dle fakturace předchozího roku.
- Výše zálohy v minulém dodatku [Kč/Měsíc] - needitovatelné pole, které informuje o měsíční výši zálohy v předchozím dodatku.
- Průměrná výše měsíční fakturace dle vah - ukazuje průměrnou měsíční fakturaci (kdyby existovala). Pomůcka pro stanovení zálohy.
- Navržená výše měsíční zálohy - na základě dat v systému systém sám navrhne měsíční výši zálohy.
- Roční výše zálohy - je výsledkem buď kombinace některých z předchozích polí, nebo lze vyplnit přímo ručně. Toto pole tvoří roční výši zálohy, která se stává součástí součtu, který vstupuje do cenového dodatku.
Příklady, jak se projevuje dodatek a jeho schvalování:
Existuje platná smlouva uzavřená na dodávku elektřiny do bytu p. Majera od 1.1.2012. P. Majer zemřel a byt je nyní jeho manželky. Smlouva se nemění, mění se pouze odběratel, a to od 1.5.2013. V takovém případě je potřeba ve smlouvě změnit odběratele a založit nový dodatek ke smlouvám s platností od 1.5.2013. Tento dodatek následně schválit a přegenerovat fakturační kalendář. Výsledkem bude, že ve fakturačním kalendáři bude v každém měsíci od ledna 2012 až do dubna 2013 vidět jako odběratel p. Majer a od května 2013 dále p. Majerová.
Existuje možnost nezakládat nový dodatek ke smlouvě a pouze přegenerovat fakturační kalendář. V takovém případě by se ale změny provedly od samotného počátku platnosti smlouvy, resp. v období platnosti posledního platného dodatku, což by bylo nežádoucí, neboť by nebyla vidět historie.
Každá změna provedená na hlavičce smlouvy vyžaduje potvrzení přegenerováním fakturačního kalendáře. Pokud tuto změnu požadujeme od určitého data, je nutné nejprve vytvořit nový dodatek, schválit jej a až posléze přegenerovávat fakturační kalendář.
Pokud dochází ke změně smlouvy v tom směru, že k ní přibude nová položka, je potřeba vždy vytvořit cenový dodatek. Prosté přegenerování fakturačního kalendáře zde nestačí, protože žádný dodatek ke smlouvě o nové položce neví.
Pokud dochází ke změně smlouvy v tom směru, že nějaká položka má být ze smlouvy odstraněna, stačí tuto položku smlouvy jednoduše ukončit zadáním příslušného datumu, do kdy má platit. V takovém případě není nutné vytvářet ani dodatek, ani přegenerovávat fakturační kalendář. Typickým příkladem je odtržení sdružení vlastníků jednotek od bytového družstva.
