Poskytované služby

Druhy poskytovaných služeb tvoří skupiny, do kterých lze zařadit jednotlivé poskytované služby. Zpravidla se tyto skupiny tvoří dle komodit, tedy teplo, elektřina, plyn, voda, ale není nutno se tohoto pravidla držet. Aby bylo lze pořídit druh poskytované služby, musí existovat Skupina karet v modulu Sklady / Kmenové karty Helios iNuvio.

Založení služby

Pro založení poskytovaných služeb musí být vyplněny agendy Druhy poskytovaných služeb ze soudečku Energo-smlouvy a Kmenové karty z modulu Sklady.

Poskytované služby jsou tím, co se prodává a v některých případech i nakupuje. Vždy záleží na konkrétní firmě, jaké služby prodává, respektive za co jí její zákazníci platí. Zpravidla se při plnění tohoto číselníku vychází z toho, co se objevuje na faktuře. Číselník se plní zejména po dohodě s konzultantem a v naprosté většině případů se po naplnění již needituje. Výjimkou mohou být situace, kdy například firma obchoduje s elektřinou a dodatečně získá i licenci na obchod s plynem, nebo pokud se například teplárenská firma rozhodne svým zákazníkům podrobněji rozepisovat, za co platí, tedy místo jednotné položky Prodej tepla zahrnující veškeré teplo zavede nové položky Prodej tepla ÚT a Prodej tepla TUV.

Záložka 1-Služba

• Druh poskytované služby - vazba do číselníku Druhů poskytovaných služeb.
• Druh služby - volí se charakter pořizované služby, tedy jde-li o teplo, vodu, elektřinu či plyn dodávku nebo elektřinu či plyn distribuci
• Kmenová karta - vazba do číselníku Sklady / Kmenové karty jádra Helios iNuvio
• Druh sazby DPH - volí se výše a působ práce s DPH dané poskytované služby. Volba Není znamená, že služba bude mít nastaveno DPH podle toho, jaké DPH je nastaveno na kmenové kartě. Při změně sazby DPH je v takovém případě potřeba ručního zásahu. Volba Základní znamená, že se k dané poskytované službě bude dotahovat základní sazba DPH. Změna DPH je v tomto případě zohledněna automaticky. V případě volby 1.Snížená nebo 2.Snížená existuje analogie s předchozím případem. Volba Nulová znamená nulovou sazbu DPH.
• Způsob fakturace časové MJ - v případě, že poskytovaná služba nemá časovou měrnou jednotku (GJ, m3, kWh, MWh ..), nastaví se hodnota na není časová jednotka. V případě, že poskytovaná služba má časovou měrnou jednotku (Rok, měs., den), je potřeba nastavit, jakým způsobem se s touto jednotkou bude pracovat, tedy jestli se bude fakturovat každá započatá časová jednotka, nebo jestli se bude přepočítávat na jinou časovou jednotku
• MJ přepočítávat na - souvisí s předchozím polem a vyplňuje se pouze tehdy, je-li předchozí pole nastaveno na přepočítávat na jinou časovou jednotku. Její volby lze nejlépe vysvětlit na příkladu:

Následující pole jsou takzvaným přednastavením. To znamená, že jejich hodnoty jsou nejdříve přeneseny jinam (konkrétně zde na položky smlouvy) a tam teprve jejich nastavení ovlivňuje fungování fakturace, záloh atp. s tím, že lze přímo na položce smlouvy dodatečně změnit.

• Způsob výpočtu vyúčtování - určuje, jakým způsobem se bude položka fakturovat. Vesměs vždy jde o to, aby se ceník násobil nějakou hodnotou. Jakou hodnotou, to už je předmětem výběru z rolovacího menu. Volby Pevná částka nebo Ceník se používají převážně u položek s časovou měrnou jednotkou.
• Zálohovat - pomocí této volby se určuje, zda se daná položka zálohuje či nikoliv, resp. bude-li na ní vytvářena záloha na další období, nebo ne a pokud ano, tak zda s DPH nebo bez DPH. souvisí s tvorbou záloh, nikoliv se zúčtováním záloh.
• Způsob výpočtu zálohy - souvisí s předchozím bodem. Je-li zálohování povoleno, existuje na výběr mnoho způsobů, jak zálohu na položku stanovit. Tyto způsoby jsou stejné, jako způsob výpočtu vyúčtování.
• Činnost - zakázka a Nákladový okruh - souvisí s účtováním. Tyto atributy se přenášejí až na vydanou fakturu a jde o proklik do standardních číselníků Helios iNuvio: Číselník identifikátorů a Nákladové okruhy.
• Použít pro zúčtování – nastavuje se u těch poskytovaných služeb, které se fakturují v průběhu roku za předběžnou cenu a na konci roku za výslednou cenou. V praxi se tedy používá téměř výhradně pro služby, pomocí nichž se fakturuje teplo.

Následující pole jsou již konečným nastavením položky, nejsou tedy přednastavením:

• Sumace podkladů roční fakturace a Sumace položek roční fakturace - souvisí s předchozí volbou. Zúčtování probíhá za kalendářní rok, během něhož mohlo dojít k několika předběžným fakturacím. Ke každému podkladu těchto předběžných faktur pak vzniká podklad zúčtovací a je na uživateli, aby si nastavil, jak se tyto podklady mají na zúčtovací faktuře zobrazovat, tedy zda je sumovat či nesumovat a v případě, že sumovat, tak podle čeho.
• Přepočet směrného čísla roční spotřeby vody pro fakturaci - týká se výhradně vodohospodářských společností. Jde o podobné nastavení, jako je přepočet časových jednotek. Nastavuje se zde, jakým způsobem má být fakturován roční odhad spotřeby vody.

• Nastavit fakturační interval rozpadu podle měření a Rozdělení fakturačního intervalu - souvisí s fakturací poskytovaných služeb, které se nefakturují samostatně, ale v rámci tzv. rozpadu (viz. níže). Týká se tedy fakturace elektřiny, plynu a vody. V případě zaškrtnutí tohoto pole se bude fakturační interval generovaných podkladů pro fakturaci odvíjet od intervalu měření. V případě nulového měření se podklady k fakturaci nevytvoří vůbec. Toto nastavení se uplatňuje na nadřízené poskytované službě a ovlivňuje služby podřízené. Je vhodné pro plovoucí fakturaci.

Záložka 2-Přednastavení parametrů fakturace

Tato záložka slouží k nastavení přednastavení parametrů pro služby, které mají rozpad elektřiny nebo plynu, tedy slouží pro přednastavení fakturace takových služeb. Přednastavení se projeví na položce smlouvy poté, co je k ní služba připojena (záložka 4-Elektřina I)

V případě vodohospodářských společností a obchodníků s elektřinou a plynem se zavádí speciální služby, kterým se ostatní služby nastaví jako podřízené. Tyto speciální služby pak mají tzv. rozpad. Takováto služba se sice použije na položce smlouvy, ale nikdy se neobjeví v podkladech pro fakturaci, ani na faktuře samotné. Důvodem pro zavedení těchto služeb je fakt, že např. faktura za elektřinu se téměř nikdy neskládá pouze z jedné služby, ba právě naopak, skládá se z několika služeb dodávkových a z několika distribučních. A právě tyto služby lze sdružit pod jednu službu s názvem např. Sdružená dodávka NN. Taková služba se potom použije na položce smlouvy a s sebou bere všechny své služby podřízené, aniž by je uživatel musel ke smlouvě doplňovat jednu po druhé.

Záložka 3-Tisk

Zde je možné konfigurovat výstupy vyúčtovací faktury - sekci A, sekci B a graf historických spotřeb.

Záložka 4-Kalkulace

Zde je možné zatržítkem stanovit, zda se má započítávat množství plánu prodeje z položky smlouvy do kalkulací.

Postup založení poskytované služby

Sazbové skupiny

Číselník sazbových skupin se zobrazuje pro každou poskytovanou službu (přes Doplňky / Zobrazit nebo pomocí klávesy F11). Názvovým ekvivalentem sazbové skupiny může být slovo ceník. Obecně se dá říci, že kolik existuje v danou chvíli různých cen, tolik existuje sazbových skupin. Jednu sazbovou skupinu lze přidělit více odběratelům, a to na kartě položky smlouvy.

Popisy polí:

• Označení - krátké označení sazbové skupiny (ceníku)
• Popis - delší popis sazbové skupiny (ceníku)
• Produkt - interní označení ceníku
• Číslo sazbové skupiny - v případě zájmu je možno jednotlivé sazbové skupiny rozdělit do skupin tím způsobem, že se jim přidělí zvolené celočíselné označení.
• Poznámka - možnost připojení poznámky
• Použít ceník pro smlouvy z webu - zatržítko související zejména s elektřinou a plynem. Pokud je smlouva pořizována nikoliv přímo do systému Helios, ale přes web, vyplňuje uživatel výši sazby určené zákazníkovi. Na základě této hodnoty poté systém prohledá sazbové skupiny a pokud najde shodu s hodnotou sazby, příslušnou sazbovou skupinu přiřadí položce smlouvy. Systém ovšem prohledává pouze ty sazbové skupiny, které mají toto zatržítko zaškrtnuté. V případě, že systém nenalezne shodu, založí novou sazbovou skupinu coby individuální ceník. Toto se týká všech sazeb dodávky elektřiny NN (VT, NT, stálý plat), ve specifických případech pak dodávky plynu.
• odkaz na Dodatek cenového ujednání v případě plnění ceníku z webu

Postup založení sazbové skupiny a ceny

Ceny energií a médií

Číselník samotných cen se zobrazuje pro každou sazbovou skupinu (přes Doplňky / Zobrazit / Hodnoty sazby nebo pomocí klávesy F11. Ceny se v rámci jedné sazbové skupiny pořizují tak, aby na sebe časově navazovaly. Důležité je pole Platnost Od, tzn. od kdy cena platí. Pole Platnost Do může být vyplněno buď konkrétním datumem (pokud vím, že se cena o tomto datu změní), anebo se ponechá nějaká velká hodnota typu 31.12.2999. Pokud se následně pořídí nová cena např. s platností od 1.1.2022, předchozí cena se automaticky ukončí k 31.12.2021.

Stejným způsobem je možné pořizovat do ceníků i Náklady na palivo.

Hodnoty sazeb lze pořizovat i hromadně k více sazbovým skupinám najednou. Tato akce se provádí z předchozího přehledu, tedy z přehledu sazbových skupin volbou Doplňky / Hromadně / Nastavení ceny na období pro sazbové skupiny s totožným číslem sazby.Akce:

• Externí akce - Doplňky / Editace / Import hodnot z Excelu. Provede import ceníků za těchto podmínek:

Importované hodnoty musí být v sešitu MS Excel uvedeny na první záložce s názvem Import Energo.

Sešit bude obsahovat čtyři sloupce dle uvedeného vzoru, kde budou zadány importované hodnoty:

Číselník sazeb elektřiny a plynu

Číselníky pro elektřinu a plyn se nacházejí o jednu úroveň níž pod agendou Poskytované služby. Jedná se o seznam číselníků, které v různých kombinacích tvoří různé distribuční ceny pro různé odběratele. Tato kombinace je tvořena na položkách smluv. V rámci těchto číselníků se zde nachází číselníky Kategorie jističů elektřiny, Distribuční sazby elektřiny, Kategorie zákazníků plynu, Obnovitelné zdroje pro výrobu elektřiny, Vícesložkové ceníky dodávky plynu, Ceníky NN a číselník Druhy sazeb DPH pro jednotlivé sazby elektřiny a plynu.

Za zmínku stojí fakt, že do číselníku Provozovatelé elektřiny a plynu lze pořídit další organizaci, např. vlastní. K takové organizaci pak lze zavést vlastní distribuční sazby některých položek. Používá se v případech, kdy firma chce poskytnout jinou cenu za distribuci ve vlastní LDS.