Smlouvy

Agenda Smlouvy reprezentuje smluvní vztah firmy (dodavatele) se svými zákazníky (odběrateli). Nejedná se o klasické smlouvy s textem dle papírového vzoru upravující smluvní vztah. Jde o jejich elektronický obraz popisující zejména fakta potřebná a důležitá k tomu, aby se ze smlouvy daly vygenerovat faktury. Důležitými atributy tedy jsou platnost smlouvy, s kým je smlouva uzavřena a nakonec jak často se bude fakturovat, případně i zálohovat.

Řady smluv

Jako řada agend v Helios iNUVIO, i smlouvy se člení do tzv. řad. Řady smluv se nastavují v součinnosti se zákazníkem. Jejich nastavení probíhá dle různých pravidel, např. dle četnosti fakturace, zda smlouvy dané řady mají či nemají zálohy anebo dle toho, jaká komodita se fakturuje. Mohou tedy existovat řady smluv Prodej tepla, Prodej elektřiny, Prodej plynu, Prodej vody, Prodej elektřiny NN, Prodej elektřiny VN atp.

Většina polí vyplňovaných v řadách smluv slouží hlavně jako přednastavení. To znamená, že pokud se založí smlouva dané řady, převezme si řadu přednastavených atributů dané řady, tedy např. řady faktur, zda smlouva bude nebo nebude mít zálohy, jaké záložky se budou objevovat na hlavičce a položce smlouvy (teplo, elektřina, plyn, voda), případně přednastavené tiskové formuláře.

Záložka 1-Řada

• Označení - označení řady faktur. Je třímístné a vyplnit lze pouze čísla.
• Druh - určuje, zda jsou smlouvy této řady nákupní či prodejní.
• Popis - popis řady smlouvy.
• Prefix zakázek - v případě tvorby zakázek určuje, jaký bude mít zakázka prefix.
• Identifikátor zakázek - v případě tvorby zakázek určuje, jaký bude mít zakázka identifikátor.
• Středisko účtování dokladů - proklik do číselníku středisek. Jde o přednastavení střediska, které se přenese i do nově založené smlouvy této řady. Pokud je středisko vyplněno i na smlouvě, přenáší se také do vydané faktury generované z této smlouvy, přesněji řečeno na její hlavičku.
• Struktura pro generování variabilního symbolu - pole slouží k vyplnění tzv. zástupnými znaky, neboli jde o tvorbu masky. Podle toho, jak se zástupné znaky použijí, bude vypadat i pole Variabilní symbol na hlavičce smlouvy vytvořené v této řadě. Nápověda k tvorbě masky je přítomna na tlačítko s otazníkem hned vedle vyplňovaného pole.
• Struktura pro generování čísla smlouvy - stejný princip, jako předchozí pole. Ovlivňuje hodnotu pole Číslo smlouvy v nově vytvořené smlouvě této řady.
• Struktura pro generování čísla smlouvy2 - stejný princip, jako předchozí pole. Ovlivňuje hodnotu pole Číslo smlouvy 2 v nově vytvořené smlouvě této řady.
• Četnost fakturace - přednastavení pro hlavičku smlouvy, kde ji lze následně změnit.
• Četnost dohadných položek - určuje, jak často se mají v rámci dané řady vytvářet tzv. dohadné položky. Přímo ovlivňuje fakturační kalendář. Používá se nejčastěji v případě, kdy odběratel platí měsíčně zálohy a je potřeba vědět, jaká by byla bývala fakturace. Dále se používá u nákupních smluv, kdy je potřeba znát stav případných nákladů, např. za elektřinu a plyn.
• Výpočet dohadných podkladů - určuje, kdy systém povolí tvorbu dohadných podkladů v závislosti na fakturaci. Buď povolí tvorbu dohadných podkladů vždy, anebo jen v případě, že četnost fakturace je nižší, než četnost dohadných podkladů, např. fakturace jednou za rok, ale dohadné podklady chceme znát každý měsíc.
• Kód poplatku SIPO - pro nastavení komunikace se SIPO
• Práce se zálohou - přednastavení pro hlavičku smlouvy. Zálohy lze buď zapnout, nebo vypnout. Na hlavičce smlouvy lze následně změnit.
• Práce s přeplatky - nastavení, zda se mají přeplatky převádět do dalšího období nebo vracet
• Den placení záloh - přednastavení pro hlavičku smlouvy
• Zaokrouhlení záloh - přednastavení pro hlavičku smlouvy
• Forma úhrady záloh / nedoplatků / přeplatků - vazba do číselníku forem úhrad s možností specifikace lhůty splatnosti.
• Bankovní spojení vlastní organizace
• Zadání Účet pro platby Energo v CZK a EUR
• Zadání pro Účet daňových dokladů
• Nastavení Období generování předpisů / rozpisů
• Nastavení pro tvorbu DUZP
• Chování povinností a smlouvy při různých stavech povinností a smluv
• Rozhodnutí, zda je tato řada smluv Hlavní pro objekty
• Nastavení řady smlouvy - zaškrtávátka v tomto rámečku ovlivňují podle vybraných komodit, které záložky budou nebo nebudou vidět v dialogových oknech zadávání či opravy hlaviček smluv a položek smluv. V tomto případě zaškrtávátka ovlivňují možnost editace dalších zaškrtávátek, viz níže.
• Přístupné záložky hlav smluv - zpřístupňují či naopak znepřístupňují vyjmenované záložky na hlavičce smlouvy.
• Přístupné záložky položek smluv - zpřístupňují či naopak znepřístupňují vyjmenované záložky na položce smlouvy.

Záložka 2-Řady dokladů a tiskové formuláře

Jde o přednastavení řad faktur a tiskových formulářů, do kterých se budou generovat doklady. Volby, zda se má generovat vyúčtování bez DPH nebo v režimu PDP, a zda má být povolena aktualizace fakturačních podkladů měsíčně (pro četnost fakturace < 12)

Jde o přednastavení, které se přenáší na smlouvu, kde jej lze změnit.

• Použít pro zúčtování - určuje, zda se ve smlouvách této řady budou vystavovat předběžné faktury, které se budou na konci roku zúčtovávat výslednými fakturami. Souvisí především s teplem.

Záložka 3-PDF

• Určení cesty pro uložení souborů typu PDF
• Definice exportu tisku pro uložení do PDF
• Úroveň stromu dokumentů pro uložení do PDF

Založení smlouvy

Záložka 1-Smlouva

• Nadřízená smlouva - zpětný proklik do číselníku smluv. Způsobuje provázání právě editované smlouvy s jinou, která se poté chová jako nadřízená. Tato funkce se používá zejména ve speciálních případech, kdy je potřeba jednu fyzickou smlouvu založit jako více smluv v modulu Energo. Důvodem bývá zejména jiná četnost fakturace různých odběrných míst, anebo různá četnost fakturace různých služeb na jednom odběrném místě, případně kombinace obojího.
• Předchozí smlouva - zpětný proklik do číselníku smluv. Pro zachování kontinuity je možné spojit právě editovanou smlouvu se smlouvou, která již není aktuální.
• Způsob fakturace - souvisí s nadřízenou smlouvou. Smlouvu buď lze kdykoliv vyfakturovat samostatně, anebo pouze ve chvíli, kdy se spustí fakturace smlouvy nadřízené. Spuštění samostatné fakturace smlouvy systém pak nepovolí.
• Řada smlouvy - Povinný atribut. Vyplňuje se hned při zakládání smlouvy
• Datum platnosti od - Povinný atribut. Indikuje datum, od kdy smlouva platí a hlavně, od kdy bude fakturována. Datum platnosti od smlouvy je nadřazené Datumu platnosti od položky smlouvy. Položka smlouvy může mít datum platnosti od vyšší, nebo shodné.
• Datum podpisu - den, kdy byla smlouva podepsána.
• Datum platnosti do - Povinný atribut. Indikuje datum, do kdy smlouva platí a hlavně, do kdy bude fakturována. 

• Výp.lhůta, Prolongace - další atributy.
• Číslo smlouvy - označuje číslo smlouvy. Může být generováno automaticky pomocí masky nastavené na řadě smluv, nebo pořízeno ručně, případně lze použít kombinaci obojího. Číslo smlouvy vytvořené pomocí masky lze vždy přepsat. Číslo smlouvy není jednoznačné, více smluv v agendě může mít stejné číslo.
• Číslo smlouvy 2 - možnost zadání druhého čísla smlouvy. Rozšíření umožňuje evidenci více čísel smlouvy a jeho následné použití pro tisk více typů smluv z jedné evidence (jedné smlouvy ENERGO).
• Variabilní symbol - označuje variabilní symbol, pod kterým bude zákazník platit zálohy. Tvorba a úprava variabilního symbolu je totožná s metodou použitou u čísla smlouvy. Pole variabilního symbolu se používá zejména tehdy, má-li zákazník platit zálohy celý rok pod jedním variabilním symbolem (tedy nejsou mu zasílány předpisy záloh např. každý měsíc) a je propisováno do faktury do pole Objednávka.
• Variabilní symbol 2 - náhradní VS pro usnadnění párování plateb.
• Způsob ukončení - lze vybrat možnosti dohodou, výpovědí odběratele, výpovědí dodavatele, uplynutí platnosti, jiné.
• Původní/cizí číslo smlouvy - je zřejmé z názvu
• Středisko účtování dokladů - vyplněním střediska bude zajištěno, že se toto středisko objeví na hlavičce každé faktury, která bude z této smlouvy vygenerována. Bude-li toto pole vyplněno na řadě smluv, v které je daná smlouva pořízena, bude toto pole na smlouvě předvyplněno. Lze jej ale změnit.
• Zakázka - vazba do číselníku zakázek. Pokud je vyplněna, objevuje se zakázka na všech fakturách z dané smlouvy vygenerovaných.
• Organizace - Povinný atribut. Jde o vazbu do číselníku organizací a volí se ta organizace, se kterou se smlouva uzavírá.
• Popis smlouvy - memopole sloužící k podrobnějšímu popisu.

Záložka 2-Placení

• Práce se zálohou - určuje, zda zákazník bude nebo nebude platit zálohy. V případě volby Bez záloh, přímo se fakturuje se deaktivují všechna ostatní pole se zálohami související (v rámečku Zálohy). Tato volba je předvyplněna dle nastavení řady smlouvy, ve které je smlouva pořízena.
• Práce s přeplatky - nastavuje, zda přeplatky vracet, nebo je použít do dalšího období. Jde pouze o atribut ke smlouvě, nemá žádný další vliv.
• Četnost placení záloh - určuje, jak často bude odběratel platit zálohy. Přímo ovlivňuje fakturační kalendář smlouvy.
• Zaokrouhlení záloh - ovlivňuje výši stanovených záloh v roce, a to zaokrouhlením. Způsob zaokrouhlení je zřejmý z výběru. Přímo ovlivňuje hodnotu předpisu záloh ve fakturačním kalendáři.
• Výpočet dne placení - ovlivňuje datum, ve které je očekávána úhrada zálohy. Souvisí s následujícími dvěma poli.
• Den - kolikátý den v měsíci bude datum, ve které je očekávána úhrada zálohy.
• Měsíc data případu - kolikátý měsíc je očekávána úhrada zálohy. Toto a předchozí pole přímo ovlivňuje Datum případu zálohové faktury nedaňové, vygenerované z dané smlouvy.
• Křivka odběru - v případě, že je následující bod nastaven na Podle křivky odběru, je možné zvolit křivku odběru, podle které se bude záloha rozkládat v roce.
• Výpočet výše záloh - určuje, jakým způsobem vlastně budou zálohy v roce stanoveny: rovnoměrné - vypočtená roční výše zálohy bude v roce rozložena rovnoměrně. Ručně zadané rozložení - ruční nastavení. Podle křivky odběru - vypočtená roční výše zálohy bude v roce rozložena podle zvolené křivky, viz. následující bod. Rozpad a plán prodeje / Sml.mož.x TDD - záloha bude v roce rozložena a vypočtena podle toho, jaký byl na který měsíc plánovaný odběr energie na položce smlouvy, tedy čím vyšší jeho hodnota v měsíci, tím větší bude v daném měsíci vypočtena záloha. Hojně se používá v případech stanovení záloh např. u elektřiny, kde se v záloze nezobrazuje pouze jedna položka silové energie, ale i distribuční položky. Rozpad a Smluvené.množ., rovnoměrně, Rozpad a Smluvené.množ., křivka, Plán prodeje - další varianty výpočtu.
• Počet za měsíc - určuje, kolik záloh v jednom měsíci je po odběrateli požadováno.
• Forma úhrady a Lhůta splatnosti (rámeček Zálohy) - vazba do číselníku Forma úhrady. Přímo ovlivňuje formu úhrady na zálohové faktuře vytvořené z této smlouvy a také datum splatnosti na takové faktuře.
• Zasílat DD - informace, zda odběrateli zasílat či nezasílat daňový doklad. Jde pouze o nastavení, na které se dá filtrovat v přehledu smluv, nemá žádný další vliv.
• Zasílat předpis zálohy - informace, zda odběrateli zasílat či nezasílat předpis záloh. Jde pouze o nastavení, na které se dá filtrovat v přehledu smluv, nemá žádný další vliv.
• Forma úhrady nedoplatků a Lhůta splatnosti (rámeček Fakturace) - vazba do číselníku Forma úhrady. Přímo ovlivňuje formu úhrady na vyúčtovací faktuře vytvořené z této smlouvy a také datum splatnosti na takové faktuře.
• Den - den placení faktury. Toto pole je schované, pokud jsou povoleny zálohy.
• Měsíc placení - měsíc placení faktury. Toto pole je schované, pokud jsou povoleny zálohy. Souvisí s četností fakturace, viz. další bod.
• Četnost fakturace - určuje, jak často se bude smlouva fakturovat. Tato volba přímo ovlivňuje nastavení fakturačního kalendáře. Volba jednoduchého čísla znamená, že smlouva bude fakturována za běžnou cenu, resp. že faktury na konci roku nebudou zúčtovávány nějakou výslednou cenou. Používá se zejména pro elektřinu, plyn a vodu. Volba složeného čísla, např. 12+1 znamená, že se v roce bude fakturovat za předběžné ceny a na konci roku přijde ještě zúčtovací faktura za ceny výsledné. Používá se u tepla, ale nemusí to být pravidlem.
• Forma úhrady přeplatků a Lhůta splatnosti - vazba do číselníku Forma úhrady. Přímo ovlivňuje formu úhrady na vyúčtovací faktuře vytvořené z této smlouvy a také datum splatnosti na takové faktuře.
• Způsob výpočtu tří období historických hodnot - definuje, jakým způsobem bude fakturace této smlouvy přistupovat k evidenci a tisku historických hodnot, které jsou součásti faktury. Odpovídající období v minulém roce: vhodné zejména pro smlouvy na teplo. Bude-li vyfakturováno např. období leden - březen, bude se do historických hodnot načítat leden - březen předchozího a předpředchozího roku. Podle nastavení smlouvy: podle toho, jak bude nastavena četnost fakturace smlouvy, bude se načítat i historická spotřeba. Tedy v případě nastavení fakturace 4 x do roka a fakturace v prosinci bude na faktuře v historických spotřebách období duben - červen, červenec - září, říjen - prosinec stejného roku. Podle minulých faktur: vhodné pro plovoucí fakturaci (nepravidelnou). V takovém případě se historické spotřeby berou z předchozích faktur bez ohledu na to, jak dlouhé v nich bylo fakturované období, Vždy celý rok (pouze pro faktury v prosinci).
• Procento penále - stanovení % pro penalizační faktury.
• Faktura e-mailem / Faktura poštou / Tisk štítku / Faktura poštou doporučeně / Faktura formátem ISDOC / Faktura datovou schránkou - atributy slouží pouze k nastavení, na které se dá filtrovat v přehledu smluv, nemá žádný další vliv.
• Bankovní spojení vlastní organizace - číslo účtu vlastní organizace. Při založení smlouvy se vyplňuje samo automaticky, pokud existuje bankovní spojení u nulté organizace v přehledu Organizace. Lze doplnit později ručně.
• Bankovní spojení druhé organizace - číslo účtu organizace, se kterou je uzavírána smlouva. Při založení smlouvy se vyplňuje samo automaticky, pokud existuje bankovní spojení u organizace, se kterou je smlouva uzavírána. Lze doplnit později ručně.
• Organizace pro zasílání dokladů - pokud adresa vyplněná u organizace, na kterou je uzavřena smlouva, není fakturační adresou, je zde možnost zvolit organizaci se správnou fakturační adresou. Přímo ovlivňuje hlavičku faktury, pole Příjemce.
• E-maily - smlouva / faktura / upomínka / technický kontakt - jsou předvyplněny e-mailovou adresou typu hromadně pro e-mail uloženou u organizace odběratele. Lze je zde změnit na požadovanou adresu.

Záložka 8-Vazby na fakturaci

• Řady faktur pro... - Jde o pole, která se předvyplní, jsou-li zadána na hlavičce smlouvy, v rámci níž je tato smlouva pořizována. Do těchto řad se budou jednotlivé faktury generovat.
• Tiskový formulář pro... - Jde o pole, ve kterých lze předem říci, jakým tiskovým formulářem bude která řada faktur tisknuta.

Záložka 9-PDF

Nastavení tisku do PDF pro jednotlivé typy faktur a dokladů včetně výběru příslušných tiskových formulářů.

Záložka 10-Doplňkové informace

OPoložky informativního charakteru. Lze zadat číslo šanonu, ve kterém lze smlouvu hledat, číslo posledního dodatku a jeho další atributy. Nemá žádnou další vazbu do systému.

Záložky 3-Teplo, 4-Elektřina I, 5-Elektřina II, 6-Plyn, 7-Voda nejsou aktuálně na smlouvě využívány.

Příslušná nastavení se aktuálně provádějí na Objektu nebo Položce smlouvy.

Stavy smluv

Stavy smluv se jako přehled nacházejí o jednu úroveň níže pod přehledem Smlouvy. Jde o uživatelsky nastavitelný číselník, který určuje momentální tzv. Stav smlouvy.

Standardně jsou nastaveny stavy: V přípravě, Platná, Storno, Zrušená.

Každá smlouva je po svém založení automaticky ve stavu V přípravě. Do ostatních stavů se poté smlouva přepíná, a to pomocí menu přímo nad smlouvou (Doplňky / Smlouvy / Změna stavu smlouvy).

Nastavení stavů smluv je čistě metodická záležitost. Ne každá firma vyžaduje stavy smluv používat, proto lze např. stavu V přípravě povolit úplně všechno a do dalších stavů pak smlouvu už nepřepínat. Jiné firmy naopak mohou mít práci rozdělenou na pracovníky tak, že jeden smlouvu zakládá, druhý k ní pořizuje položky s parametry, třetí smlouvu tiskne atp. V takovém případě je potřeba, aby jeden pracovník dal dalšímu pracovníkovi vědět, že si může smlouvu „převzít do své správy“, což udělá nejlépe právě přepnutím stavu, kterých může být samozřejmě víc.

Z výše uvedeného plyne, že stavy smluv jsou si naprosto rovny a liší se pouze názvem a tím, jak si je uživatel nastaví. Přepínání smluv z jednoho stavu do dalšího je pak věcí konzultace s vývojáři, kteří musí takový přechod nastavit. V rámci takového přechodu se da zautomatizovat spousta věcí, které uživateli usnadní práci, např. se vytvoří dodatek ke smlouvě, napočítá se do něj hodnota zálohy, založí se zakázky, anebo naopak při přepínání smlouvy do stavu Zrušeno se automaticky odmaže fakturační kalendář a ukončí se jak hlavička, tak položky smluv, aniž by se vše muselo dělat ručně.

Kontrola odběrných diagramů

Přehled Energo-objekty / Objekty a zařízení / Kontrola odběrných diagramů souvisí pouze s elektřinou. Hromadně zobrazuje odběrné diagramy všech položek smluv. Lze poté zkontrolovat, zda jsou správně vyplněny. Záznam se zde zobrazí pouze v případě, že na položce inkriminovaných smluv je na záložce 3-Elektřina I uvedena úroveň napětí jako VN.

Fakturační kalendář

Fakturační kalendář je přehled v modulu Energo-smlouvy. Zde se zobrazuje fakturační kalendář přes všechna období všech smluv. Fakturační kalendář konkrétní smlouvy lze zobrazit přímo nad smlouvou přes volbu Doplňky / Smlouvy / Zobrazit fakturační kalendář, nebo stisknutím F12.

Každý záznam ve fakturačním kalendáři reprezentuje jeden měsíc jednoho roku, tedy měsíční období. Rozmezí fakturačního kalendáře závisí na platnosti smlouvy a platnosti období zpracování. V případě provedené změny na smlouvě se tato změna přenese do fakturačního kalendáře jeho přegenerováním volbou Doplňky / Smlouva / Generuj fakturační kalendář (Ctrl+F12).

Fakturační kalendář slouží zejména k následujícím věcem:

• sledování, případně úprava předpisu záloh
• sledování o úhradách záloh (propojení s účetnictvím) pro neúčetního uživatele
• tvorba podkladů pro fakturaci a fakturace (běžná, předběžná, výsledná - zúčtovací), kontrola podkladů a navázaných měření, případná úprava podkladů před fakturací
• tvorba a sledování dohadných podkladů (např. kvůli statistikám)
• tvorba opravných podkladů a opravných daňových dokladů

Tvorba podkladů k fakturaci a fakturace se dá provádět nejen jednotlivě, ale také hromadně. Veškerá práce s fakturačním kalendářem závisí víceméně na jeho nastavení co se do zobrazovaných sloupců týče, a to tak, aby fakturační kalendář skutečně sloužil a poskytoval potřebné informace. V případě potřeby existuje možnost každý řádek fakturačního kalendáře editovat a nastavit individuálně, zda v daném měsíci má či nemá být záloha či fakturace. Prvotní nastavení se nese z hlavičky smlouvy dle nastavení četnosti záloh a četnosti fakturace, mohou se ale vyskytnout anomálie, které nastavení na hlavičce smlouvy neumí obsáhnout, a proto je nutný ruční zásah do fakturačního kalendáře.