Výpovědi smluv

Úvod do modulu Výpovědi smluv

Modul Výpovědi smluv slouží k evidenci přijatých i odeslaných výpovědí, sledování stavu jejich vyřízení a generování hromadných podkladů pro zasílání ostatním dodavatelům. Výpovědi jsou postaveny na stávající evidenci smluv, neboť každá výpověď (přijatá i odeslaná) se týká nějaké smlouvy (ať již stávající či budoucí).

Základními funkcemi jsou:

• Evidence informací o výpovědích
• Záznam informací, kdo, jak a kdy s výpovědí nakládal
• Hromadné generování podkladů pro výpovědi (u odeslaných výpovědí)
• Kontroly pro návrh akceptace či zamítnutí výpovědí dle zadaných kritérií (u přijatých výpovědí)

Modul Výpovědi je součástí řešení širšího požadavku na podporu procesů back-office.

Instalace a podmínky pro funkcionalitu

Pro podané výpovědi je v číselníku možno rozlišit důvody podle jednotlivých původních dodavatelů (např. důvody pro dodavatele ČEZ jsou jiné, než pro ostatní dodavatele):

Energo-Smlouvy / Důvody výpovědí

U každého důvodu se dále nastavuje, které druhy dokumentů jsou doporučené a které jsou povinné. V určitých případech se pro určení povinných či doporučených příloh nastavuje skupina druhů dokumentů, přičemž podmínka je splněna přítomností jakéhokoliv dokumentu dané skupiny druhů (např. prokázat vlastnictví je možné kupní smlouvou, výpisem z katastru nemovitostí či nájemní smlouvou a postačuje jen jeden dokument z této skupiny):

Energo-Smlouvy / Důvody výpovědí / Doplňky / Zobrazit / Přílohy k důvodu výpovědi - F11

Při neexistenci povinných druhů dokumentů podaných výpovědí systém hlásí chybu. U obdržených výpovědí systém navrhuje zamítnutí takových výpovědi. U doporučených druhů dokumentů se zobrazuje jen informace.

Původní (Noví) dodavatelé

Energo-Smlouvy / Podané výpovědi / Doplňky / Hromadně / Původní dodavatelneboEnergo-Smlouvy / Obdržené výpovědi / Doplňky / Hromadně / Nový dodavatel

Stávající dodavatelé (účastníci trhu OTE) jsou evidováni v číselníku organizací, číselník účastníků trhu OTE byl rozšířen o několik atributů z hlediska výpovědí:

Nastavení složek pro modul Výpovědi

Specifikace složek pro odeslané a obdržené přílohy výpovědí se provádí na záložce 1:Energo-Smlouvy / Podané výpovědi / Doplňky / Editace / Nastavení Výpovědi nebo Energo-Smlouvy / Obdržené výpovědi / Doplňky / Editace / Nastavení Výpovědi

Složky pro nastavení šablon Excelů jsou na záložce 3:

Složka s plnou mocí obsluhy se nastavuje na záložce 2:

Založení Odeslané výpovědi

Podané výpovědi lze založit nad položkami smluv Energo-Smlouvy / Doplňky / Nastavení / Podat novou výpověď.

Akce může být spuštěna i hromadně pro více položek smluv.

Náležitosti smlouvy jako jsou:

• identifikace odběratele (jméno a příjmení nebo název firmy, datum narození nebo IČ)
• identifikace odběrného místa (EAN/EIC, adresa s č.p./č.or. nebo č.parcely)
• požadované ukončení původního smluvního vztahu
• důvod ukončení smluvního vztahu
• povinné dokumenty připojené ke smlouvě
• původní dodavatel

musí být ve chvíli založení výpovědi známy a zadány v systému.

Po výběru příslušné(-ých) položky(-ek) smlouvy je nutné vybrat důvod a termín ukončení původní smlouvy:

Poté následuje kontrola údajů včetně povinných příloh, která může dopadnout následovně:

Může tedy dojít k tomu, že např.chybí e-mailová adresa původního dodavatele nebo nějaká povinná příloha.

Po uzavření procesního okna je možné opravou záznamu zobrazit podanou výpověď:

Po doplnění chybějících údajů pomocí úlohy Energo-Smlouvy / 0deslané výpovědi / Doplňky / Hromadně / Původní dodavatel nebo doplnění chybějící povinné přílohy úlohou Energo-Smlouvy / 0deslané výpovědi / Doplňky / Dokumenty / Dokumenty, kterou se připojí požadovaný dokument na záložce 4 – Externí informace pomocí číselníku určí jeho typ:

Poté, co jsou splněny všechny náležitosti, úlohou Energo-Smlouvy / 0deslané výpovědi / Doplňky / Výpověď emailem dojde ke spuštění procesu odeslání výpovědi původnímu dodavateli, který sestává z následujících kroků:

V případě, že již prošla v pořádku první kontrola, je pro každou výpověď vytvořeno seskupené PDF (povinné přílohy včetně plné moci obsluhy back-office), které je komprimováno do souboru ZIP a soubor Excelu:

Komprimovaný soubor a excelovský soubor jsou odeslány mailem původnímu dodavateli. Výpověď je poté označena jako „Odeslaná“ a v přehledu 0deslané výpovědi lze sledovat sloupec Prodlení při čekání na odpověď původního dodavatele.

Odeslané soubory jsou přemístěny do složky ..\ARCH podané\

Evidence průběhu výpovědi

Ke každé výpovědi je sledována historie jejího průběhu. Do ní se automaticky zapisují informace o založení výpovědi, o změnách stavu, exportu/importu, o spuštění hromadných akcí a jejich výsledcích.

Energo-Smlouvy / 0deslané výpovědi / Doplňky / Zobrazit / Historie výpovědi – F11

Stavy Fáze zpracování mohou nabývat těchto hodnot: Zadaná, Odeslaná, K opravě, Stornovaná, Přijatá.

Stavy Vyjádření k výpovědi mohou nabývat těchto hodnot: Akceptovaná, Zamítnutá

Akce Urgence výpovědi se dá spustit v případě neobdržení odpovědi novým spuštěním úlohy Energo-Smlouvy / 0deslané výpovědi / Doplňky / Dokumenty / Výpověď emailem, kde se vybere, jakou definicí hromadného mailu bude odeslán:

Načtení vyjádření od původního dodavatele

Původní dodavatel zasílá vyjádření k podaným výpovědím formou excelové tabulky, která je doplněná o atributy s výsledkem. Soubor je nutné uložit do příslušné složky dle nastavení modulu Výpovědi (..\IN podané)Akce Energo-Smlouvy / 0deslané výpovědi / Doplňky / Načtení odpovědi načte jeden nebo více Excelových souborů a zpracuje je. Při zpracování se zapíše vyjádření z jednotlivých řádků Excelu k záznamům Podaných výpovědí.

Příklad kladné odpovědi:

Dotčené výpovědi jsou poté označeny jako Přijaté.

V případě záporné odpovědi původního dodavatele je možné podanou výpověď odeslat znovu anebo ji stornovat.

Založení Přijaté výpovědi

Pro smlouvy na Dobu neurčitou:

• bez Výpovědní lhůty/doby je určeno (mDU) (právnicky „datum výpovědní lhůty“) jako (eDO) posunuté na začátek nejbližšího měsíce + posun o další tři měsíce (nezadáno = 3 měsíce)
• s Výpovědní lhůtou/dobou je určeno (mDU) jako (eDO) posunuté na začátek nejbližšího měsíce + posun o zadaný počet měsíců a dnů ve Výpovědní lhůtě/době
• (mDU) je ještě porovnáno s (eDU) pokud je zadáno a je použito pozdější z nich
• (mDU) je ještě kontrolováno, zda nepřekročilo Konec platnosti smlouvy a je pak použito datum dřívější z nich

Pro smlouvy na Dobu určitou:

• bez Prolongace je (mDU) určeno jako Konec platnosti smlouvy (v tomto případě nemá (eDU), pokud je zadáno, žádný význam)
• s Prolongací je nutno ještě určit maximální Datum odeslání (maxDO) (právnicky „datum výpovědní lhůty“):
• (maxDO) je pak porovnáno s Datum přijetí (eDO)

Odpověď e-mailem

Pro označené výpovědi je k dispozici akce Energo-Smlouvy / Přijaté výpovědi / Doplňky / Odpověď emailem. Tato akce seskupí výpovědi podle Komodity a Nového dodavatele a doplní přijatou excelovou tabulku výpovědí o vyjádření (kmenová data do tabulky se doplňují přesně podle Přijaté výpovědi, nikoliv z číselníků Energo).

V dalším kroku odesílá mail s excelovými tabulkami na adresu nových dodavatelů. Tyto Výpovědi jsou označeny jako Odeslané.